E-mail bounces
(On)afgeleverde mail
Een veelgestelde vraag over e-mail marketing is de vraag over afgeleverde mail. Er is binnen e-mail marketing altijd een bepaald percentage e-mails welke niet afgeleverd kunnen worden. Er kunnen dan ook nooit garanties gegeven worden op het afleveren van e-mail (bekijk de landelijke cijfers).De redenen waarom e-mails niet afgeleverd worden kunnen divers zijn. Om meer inzicht hierin te bieden hebben we de weg van de e-mail naar de ontvanger voor u in kaart gebracht. U zult zien dat er verschillende punten kunnen zijn waar de e-mail gebounced (niet afgeleverd) kan worden.
De weg van de mail naar de ontvanger
Nadat u uw mailing heeft opgemaakt en op de 'verzend' knop heeft gedrukt om uw mailing te versturen zal uw systeem (bv. Mail to Mail) een individuele e-mail klaarzetten voor alle ontvangers uit uw ontvangerslijst (hier vindt ook de eventuele personalisatie plaats). Deze e-mails worden door het systeem in een rij gezet om verzonden te worden.Voor iedere e-mail dient het systeem vervolgens enkele stappen te ondernemen om de e-mail aan de juiste persoon te bezorgen:
- Opzoeken van domein van ontvangende mailserver
Het systeem dient het domein van het e-mail adres (bijvoorbeeld hotmail.com) en vervolgens de mailserver van het domein (bijvoorbeeld mijnmailserver.hotmail.com) op te zoeken. In verreweg de meeste gevallen zal dit proces niet problematisch zijn maar soms zit hier de eerste kink in de kabel. Het opzoeken van het domein zal niet lukken. Een veel voorkomende reden is dat de domeinnaam verkeerd gespeld is (hotmal i.p.v. hotmail) . Gevolg: bounce. - Verbinden met mailserver van ontvanger
Lukt het opzoeken van het domein wel dan zal het systeem een connectie proberen te maken met de mailserver van de ontvangende partij. Mocht de mailserver van de ontvangende partij te druk zijn, niet gecharmeerd zijn van de manier waarop het systeem tegen hem "praat" of een lijst hebben waaruit blijkt dat er überhaupt geen connectie mag plaatsvinden (blacklist) kan deze mailserver deze connectie afwijzen. In al deze gevallen zal er een bounce zijn. - Acceptatie door ontvangende mailserver
Zelfs als deze connectie heeft plaatsgevonden is er nog niets zeker. Immers de ontvanger moet nog gezocht worden binnen de mailserver. Bestaat de ontvanger niet of heeft de ontvanger geen ruimte meer om de mail op te slaan, dan mislukt de verzending; bounce. - Doorsturen door ontvangende mailserver aan ontvanger
Maar zelfs als aan al deze voorwaarden is voldaan kan het nog zijn dat de mail niet aankomt. Sommige mailservers accepteren de mail (de mail zal als afgeleverd te boek staan), slaan ze op, maar versturen ze vervolgens niet naar de individuele ontvanger. Reden hiervoor kan zijn dat de mailserver het als spam identificeert en hem verwijderd. De mail wordt niet als bounce gekenmerkt maar is uiteindelijk ook niet aangekomen.
Hoe volg ik de mailing?
Voor u is het natuurlijk van belang om te weten welke mailtjes wel en niet aankomen. E-mail service providers als Mail to Mail zullen de mailing dan ook voor u volgen. Toch blijft het technisch onmogelijk om met absolute zekerheid weer te geven hoe de mailing is verlopen. Hieronder extra uitleg hierover.Harde bounces
De harde bounces zullen door de E-mail service provider geregistreerd worden en kunt u direct na het verzenden van de mailing bekijken. Hierbij wordt de fout die is opgetreden weergegeven (meestal een fout in het e-mail adres). Dit zijn de mailtjes die niet afgeleverd kunnen worden bij de ontvangende mailserver (stap 1 t/m 3 zoals hierboven beschreven).Zachte bounces
Nu betekent het niet dat als de e-mail service provider geen foutmelding heeft gehad dat de mail dan is aangekomen. Zoals in punt 4 al is aangegeven kan het zijn dat de mailing geaccepteerd wordt door de ontvangende mailserver maar dat deze vervolgens de mail niet verder distribueert (meestal zal dit betekenen dat de spamscore van de mail te hoog was en de mail als spam aangemerkt werd).Het lijkt dan dat de mail aangekomen is (uw e-mail service provider geeft geen harde bounce) maar de ontvanger heeft de mail niet gehad.
Niet gebounced
Natuurlijk zal verreweg het grootste gedeelte van e-mails aankomen. U kunt via de meeste e-mail service providers een check laten inbouwen om te kijken of de mailing vervolgens ook geopend wordt. Zo heeft u een duidelijk beeld van de effectiviteit van de mailing.Ook zal het aantal geopende mailtjes hoger zijn dan uw e-mail service provider zal aangeven. Dit komt omdat het niet in alle gevallen mogelijk is om te meten of een mailing geopend wordt of niet.
